El cálculo explicado con claridad
Calcula cuántas horas consume el proceso al mes. Multiplica esa cifra por el coste por hora total de las personas que realizan el trabajo. Después, suma el coste directo de los errores, las correcciones, los plazos incumplidos o las tarifas externas en un mes normal.
| Medida | Fórmula |
|---|---|
| Horas de gestión mensuales | Minutos por ejecución ÷ 60 × ejecuciones al mes |
| Coste laboral mensual | Horas de gestión mensuales × coste total por hora |
| Coste mensual de los errores | Errores al mes × coste medio por error |
| Coste mensual actual | Coste laboral mensual + coste mensual de los errores |
| Ahorro mensual estimado | Coste mensual actual × tasa de reducción realista |
| Periodo de amortización | Coste de implementación ÷ ahorro mensual estimado |
Usa datos prudentes
- Mide un mes normal, no la peor semana del año.
- Siempre que sea posible, usa el coste laboral total, no solo el salario.
- Incluye el tiempo de revisión y corrección como parte del proceso.
- Cuenta solo los costes de errores que puedas explicar y justificar.
- Da por hecho que seguirán existiendo excepciones, revisiones y tareas de mantenimiento.
- Añade los costes recurrentes de licencias, soporte, supervisión y cambios.
Ejemplo práctico: preparación de un informe semanal para clientes
Un equipo de operaciones prepara 40 informes al mes. Cada uno requiere 35 minutos para exportar los datos, revisarlos, darles formato y enviarlos. El coste laboral total es de 42 € por hora. Hay que corregir dos informes al mes, a un coste aproximado de 90 € cada uno.
Esto equivale a 23,3 horas de gestión, 980 € de coste laboral y 180 € de coste por errores: 1.160 € al mes. Si una mejora específica elimina el 70 % de ese coste, el ahorro estimado es de 812 € al mes o 9.744 € al año. Con un coste de implementación de 6.000 €, el periodo de amortización simple es de unos 7,4 meses.
Esto no demuestra que haya que seguir adelante con el proyecto. Sirve de base para evaluar su viabilidad y adopción, los costes recurrentes y si la capacidad liberada se puede aprovechar de forma productiva.
Valor que no encaja fácilmente en la fórmula
Algunos beneficios son importantes aunque resulte difícil asignarles un precio: responder antes a los clientes, mejorar la auditabilidad, depender menos de una sola persona y ofrecer un servicio más predecible. Tenlos en cuenta, pero no conviertas cada beneficio intangible en una cifra financiera inventada.
- Más capacidad para atender a clientes y tomar decisiones.
- Trabajo más rápido y sin esperas habituales.
- Menos ciclos de corrección evitables.
- Más claridad sobre el estado, las excepciones y las responsabilidades.
Ajusta el caso de negocio al riesgo
Crea escenarios prudentes, esperados y optimistas. Varía el volumen, el tiempo ahorrado, la reducción de errores, el coste de implementación y la tasa de adopción. Si el proyecto solo funciona en el escenario optimista, reconsidera el alcance o la solución.
Cuándo un ROI positivo no es suficiente
- El proceso depende de un sistema que pronto se sustituirá.
- El cálculo presupone recortes de plantilla cuando el beneficio real es una mayor capacidad de servicio.
- No hay una persona claramente responsable de la seguridad de los datos sensibles.
- Nadie puede mantener el cambio ni responder si falla una integración.
- El equipo afectado no ha aceptado adoptar el nuevo flujo de trabajo.