Le workflow complet de traitement documentaire
- 01
Réception
Récupérer les documents depuis des boîtes mail, des téléversements, des scanners, des dossiers partagés ou des systèmes connectés approuvés.
- 02
Classification
Identifier le type de document et sélectionner les champs, règles et destinations adaptés.
- 03
Extraction
Lire le texte, les tableaux, les identifiants, les montants, les dates et les lignes d’articles, puis les convertir dans une structure définie.
- 04
Validation
Vérifier les champs obligatoires, les formats, les totaux, les doublons, les données de référence et la cohérence entre documents.
- 05
Vérification
Présenter les cas incertains ou sensibles au regard des règles à une personne, avec le document source et les valeurs proposées.
- 06
Enregistrement
Créer ou mettre à jour l’enregistrement approuvé dans le CRM, l’ERP, le système comptable, logistique ou de gestion des dossiers.
- 07
Suivi
Consigner la source, les modifications, l’approbation, la réponse du système cible, les échecs et les indicateurs de traitement.
Documents dont l’automatisation est souvent pertinente
- Bons de commande et formulaires de commande client.
- Factures fournisseurs, avoirs et reçus.
- Bons de livraison, connaissements et preuves de livraison.
- Dossiers de candidature, réclamations, questionnaires et formulaires d’intégration.
- Contrats et avenants nécessitant la vérification de champs ou de clauses précis.
- Certificats, justificatifs de conformité et pièces d’identité, selon une politique approuvée.
L’extraction ne représente que la première moitié du système
Un modèle peut lire correctement une valeur alors que le processus reste erroné. Le fournisseur peut être inconnu, le bon de commande clôturé, le total différent de celui des lignes, ou le document peut déjà avoir été traité.
| Niveau de validation | Exemple |
|---|---|
| Contrôles documentaires | Pages requises, qualité de lecture, type pris en charge |
| Contrôles des champs | Format, plage, total, devise, identifiant |
| Contrôles des données de référence | Client, fournisseur, produit ou contrat connu |
| Contrôles entre enregistrements | Facture comparée au bon de commande et au reçu |
| Contrôles des doublons | Numéro de document, montant, date, expéditeur, signature du fichier |
| Contrôles des règles métier | Seuil d’approbation, écart autorisé, justificatifs requis |
Intégrer la vérification humaine au produit
Les personnes chargées de la vérification doivent voir le document original à côté des champs extraits, des contrôles échoués, des enregistrements système pertinents et des actions possibles. Les corrections doivent être consignées et le dossier doit réintégrer le workflow sans nouvelle saisie manuelle dans un autre système.
- Transmettre les champs peu fiables ou contradictoires, et non chaque document.
- Déclencher les escalades selon les conséquences et le niveau de confiance du modèle.
- Permettre la correction, le rejet, la réaffectation et la demande d’informations.
- Conserver la source, les valeurs proposées et finales, l’identité de la personne ayant vérifié et l’horodatage.
Conserver le CRM ou l’ERP comme référentiel de référence
Le workflow documentaire doit respecter les règles existantes relatives aux clients, aux produits, à la finance, aux stocks et aux autorisations. Privilégiez les API prises en charge et les opérations idempotentes afin qu’une nouvelle tentative ne crée pas de transaction en double.
Mesurer la qualité, la charge de travail et le flux opérationnel
Lancez un projet pilote avec des mises en page, expéditeurs, langues, scans, tableaux et cas difficiles représentatifs. N’élargissez le périmètre qu’une fois les étapes de validation et de vérification stabilisées.
- Nombre de documents reçus, traités, rejetés et en attente de vérification.
- Taux de traitement sans intervention et part nécessitant une correction humaine.
- Précision au niveau des champs essentiels aux opérations.
- Durée moyenne de traitement et délai total avant et après le lancement.
- Taux de doublons, d’échecs d’enregistrement et de défaillances d’intégration.
- Ancienneté du stock de dossiers et temps consacré aux exceptions.
Traiter les données documentaires comme des données opérationnelles sensibles
Définissez la conservation, les accès, le chiffrement, le traitement régional, l’utilisation des fournisseurs, les journaux d’audit et la suppression en fonction des documents concernés. N’envoyez pas de données client, employé, médicales, financières ou d’identité à un service non approuvé au seul motif que sa démonstration d’extraction est pratique.